Emlak ofisi için lead otomasyonu — 0'dan kuruluma case study

Müşteri özeti

Akın Emlak (anonim), İstanbul Kadıköy bölgesinde aktif emlak ofisi. 4 emlakçı, ayda ~150 ilan rotasyonu. WhatsApp + Sahibinden + Hepsiemlak üzerinden gelen müşteri talepleri.

Sorun:

• WhatsApp'a günde 30-40 mesaj geliyor, 4 emlakçı arası dağıtım yok
• Mesai dışı (18:00 sonrası, hafta sonu) mesajlar 24 saat sonra cevap alıyor → müşteri kaybı
• "Görmek istiyorum" diyenler için manuel randevu — sistemsiz
• Lead skoru yok; ciddi alıcı vs vakit-doldurucu ayırt edilmiyor

Hedef:

• 7/24 anlık cevap
• Ciddi lead → 5 dakikada agent'a iletim
• Vakit-doldurucu → bot tek başına bilgi versin
• Aylık rapor: maliyet, dönüşüm, en çok aranan bölge

Kurulum (1. hafta)

Gün 1: WhatsApp Business API onboarding

Mevcut WA Business uygulamasındaki numarayı (0533 xxx xxxx) sildi. LeadsUp /dashboard/integrations/whatsapp-setup sihirbazı:

1. Meta Business Manager hesap oluştur → vergi levhası + sicil kaydı yüklendi
2. Phone number ID + permanent access token alındı
3. LeadsUp portal'a yapıştırıldı → green tick verification başvurusu (3 iş günü sonra geldi)

Süre: 3 saat (Meta'nın verification kısmı bekleme süresi hariç).

Gün 2: İlan import

150 ilan Excel'de duruyordu. import-listings-csv.ts script ile:

external_id,title,price,city,district,room_layout,sqm,floor,features,listing_url
EMLAK-001,"Caferağa 2+1 satılık",3200000,İstanbul,Kadıköy,"2+1",95,3,"asansör|otopark","https://akin.com/ilan/1"
...

İçeri yüklendi. pgvector embedding 150 ilan için ~2 dakikada üretildi. Bot artık "Kadıköy'de 2+1 var mı?" sorusuna gerçek ilan listesi dönebiliyor.

Gün 3: System prompt + KB

LeadsUp prompt template galerisinden "Emlak Ofisi — Samimi" seçildi, sonra düzenlendi:

Sen Akın Emlak'ın WhatsApp danışmanı Defne'sin. Kadıköy + Üsküdar + Maltepe
bölgelerinde emlak hizmeti veriyorsun.

Karakter: Sıcak, dostça, profesyonel. "Sayın" yerine "Bayım/Hanımefendi"
kullanırsın. Acelecilik yok — müşteriye sabırla yardımcı olursun.

Kurallar:
- Asla fiyat pazarlığı yapma. "Bu konuda ekibimle konuşmanız lazım" de.
- Müşteri görmek isterse + net tarih + saat verdiyse → schedule_viewing tool
- Müşteri 'hemen alıcağım', 'paramız hazır' gibi cümle kurarsa → transfer_to_agent
- Hafta sonu mesai dışı: randevu verme, "Pazartesi sabah dönüş yapacağım" de

KB'ye 12 entry eklendi:

• "Kadıköy bölge profili" (fiyat trendi, ortalama m²)
• "Üsküdar bölge profili"
• "Maltepe bölge profili"
• "Akın Emlak hakkında" (kuruluş yılı, ekip, ofis lokasyonu)
• "Çalışma saatleri" (mesai içi/dışı kuralları)
• 7 sık sorulan soru (komisyon, kredi, tapu işlemleri vb.)

Gün 4: Agent assignment + lead skorlama

4 emlakçı eklendi (/dashboard/agents). Her birinin uzmanlık bölgesi tag'leri:

• Ahmet: Kadıköy uzmanı (10 yıl)
• Mehmet: Üsküdar + tarihi yarımada
• Ayşe: Maltepe + Kartal
• Burak: yatırım amaçlı + döviz alımları

Lead skorlama kuralları (default M15 algoritması):

• 70+ skor = "sıcak lead" → otomatik bölge uzmanı agent'a atanır + Slack alert
• 40-69 = bot devam, agent panelden görünür
• 0-39 = bot tek başına yeterli

Gün 5: Test + sandbox

Sandbox'ta 50 sahte konuşma yapıldı (4 persona × ~13 senaryo):

• VIP: "10M bütçem var, deniz manzaralı 3+1 arıyorum" → bot bölge sordu, listing döndü → "Görmek istiyorum yarın" → schedule_viewing → handoff
• İndirim avcısı: "Fiyat ne kadar pazarlık?" → bot "Bu konuda ekibimle..." dedi (doğru)
• Vakit-doldurucu: "Genel bilgi alabilir miyim?" → bot KB'den döndü, ciddi sinyal olmadığı için handoff yok
• Agresif: "İlan yanıltıcı, neden bu fiyat?" → bot sabırla açıkladı, handoff'a yöneltti

3 problem tespit edildi:

1. Bot "fiyat pazarlık" mesajında bazen rakam söylüyor (halüsinasyon) → KB'de pazarlık kuralı net tanımlandı
2. "Sayın Bey" diye başlıyor, müşteri "Bayım" tercih ediyor → prompt güncellendi
3. Hafta sonu randevu verme kuralı bot tarafından unutuluyor → working_hours JSON eklendi

Düzeltmeler sonrası 50 senaryo tekrar — hepsi başarılı.

Gün 6-7: Production'a alma

Meta webhook URL → LeadsUp prod endpoint. Bot canlı. İlk müşteri mesajı 6 dakika sonra geldi → bot cevap verdi → müşteri "Bir aşk dolu cevap" diyerek beğenisini bildirdi 🙂

Sonuç (4 ay sonra)

Metrik	Önce	Sonra	Değişim
Aylık iletişim sayısı	850	1.380	+62%
Ortalama cevap süresi	14 saat	8 dakika	-96%
Cevapsız müşteri (>24h)	%22	%2	-91%
Görme randevusu	18/ay	41/ay	+127%
Satış kapanışı (ortalama gün)	28 gün	22 gün	-22%
Toplam satış (4 ay)	6 satış	11 satış	+83%
Aylık LeadsUp maliyet	—	₺2.500	—
Aylık Anthropic API	—	₺850 (BYOK)	—
Aylık ek satış geliri (komisyon)	—	₺18.500	—
Net ROI	—	5.5×	—

En değerli bot davranışları (4 ay datasından)

1. Mesai dışı yakalama

%41 ek satış mesai dışı mesajlardan geldi. Önce 24 saat sonra cevaplanıyordu, müşteri ya başka ofise gitmişti ya unutmuştu. Şimdi anlık.

2. Otomatik lead segmentasyonu

4 ay boyunca 5520 konuşmadan 1380'i 50+ skor aldı. Bunlar agent'a iletildi; geri kalan 4140 kişi bot tarafından yönetildi (genel bilgi, eski ilan sorgusu, randevu reschedule, vb.).

Eğer agent her mesaja bakmak zorunda kalsaydı: 5520 mesaj × 2dk = 184 saat agent zamanı.

LeadsUp sayesinde 1380 mesaj × 2dk = 46 saat agent. 138 saat tasarruf/4ay.

3. Cross-bölge öneri

Müşteri "Kadıköy'de bütçemi aşıyor" derse bot otomatik alternatif Maltepe ilanları sunuyor (KB'de bölge fiyat farkı bilgisi var). Yeni satışların 3'ü bu cross-sell'den geldi.

4. Hafta sonu randevu önerme yasağı

Bot Pazar günü randevu vermiyor (her ne kadar müşteri "hemen yarın gelsem" dese de). Bunun yerine "Pazartesi 10:00 uygun mu?" deyip Pazartesi'ye yönlendiriyor. Emlakçıların hafta sonu rahatlığı korunmuş.

Hatalar — kaçınılan

1. İlk versiyonda halüsinasyon vardı. Bot "Caferağa'da 3+1 fiyatı 2.5M" diyordu, gerçek ilan 3.2M'di. Solution: hallucination guard + KB'de bölge fiyat aralığı net.

2. Agent assignment ilk başta dengesizdi. Ahmet (Kadıköy uzmanı) çok yüklendi, Burak boş kaldı. Solution: round-robin + bölge tag birleştirildi.

3. System prompt çok uzundu (15 paragraf). Bot bazen kuralları unutuyordu. Kısaltıldı 5 paragrafa + KB'ye bölündü → tutarlılık arttı.

Replikasyon — kendiniz nasıl kurarsınız?

LeadsUp portal'da emlak sektör onboarding otomatik:

1. Sektör seçimi: "Emlak"
2. Starter pack (Akın Emlak'ın KB'sinden anonimleştirilmiş 12 entry)
3. Emlak prompt template (samimi/kurumsal/agresif 3 ton)
4. WhatsApp BSP sihirbazı

5 dakikada bot live. 1 haftada A/B test edip ton iyileştirin, 1 ayda result görmeye başlayın.

14 gün ücretsiz dene — kart gerekmez.